E-imza Nedir? Elektronik İmza Nasıl Kullanılır?

E-imza Nedir?

E imza, kısaca elektronik ortamda atılan imza olarak tanımlanabilir. Bu noktada ilk olarak akla, özellikle dokunmatik cihazların ekranlarının sağladığı imkanlarla fiziksel ortamda atılan imzanın benzerini kopyalamak gelebilir. Fakat e imza ya da elektronik imza olarak bilinen uygulama, bundan tamamen farklıdır. E imzalar; harf, sembol ve sayılardan oluşan dijital verilerdir. Gerçekleştirilen işlemin tarafları arasındaki güveni tahsis eder. İşlemi yapan kişilerin kimliklerinin doğru olduğu bu veriler sayesinde onaylanır. Yani e imza, bir tür kimlik doğrulama yöntemi olarak da tanımlanabilir. Bu uygulamanın resmiyet kazanmasını sağlayan 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda bu uygulamanın ne olduğunu açıklanırken “başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri” ifadeleri kullanılmıştır.

E imzanın hukuki geçerliliği, ıslak imzalar ile birebir aynıdır. Yani dijital ortamda bu uygulama ile atılan imzalar ile kâğıt üzerine kalem kullanılarak atılanlar arasından resmî anlamda hiçbir fark yoktur. Bu sayede e imza, birçok farklı işlemin internet üzerinden, en kısa sürede, pratik bir şekilde yapılmasına olanak tanır.

Islak imzalar, kurum ya da işletmelere değil kişilere aittir ve o kurumları temsil etme yetkisine sahip kişilerce atılır. Aynısının e imza için de geçerli olduğu söylenebilir. E imzaların kurumlar için oluşturulması mümkün değildir; bu anlamda işletmeler tarafından kullanılan kaşelerden de ayrılır. Tıpkı ıslak imzada olduğu gibi temsiliyet yetkisine sahip kişiler tarafından kurumlar adına kullanılır. Tabii bu durum, e imzanın sadece kurum ve işletmelere özgü işlemlerde kullanılabileceği anlamına gelmez. E imza, pek çok bireysel işlemi de dijital ortamda tamamlamak için başvurulabilecek bir teknolojidir.

E-imza Nasıl Alınır?

Islak imzaların, kullanılmadan önce herhangi bir merciye tanıtılması gibi bir yükümlülükten söz edilemez. Kişi, tamamen kendine özgü olarak belirlediği imzasını tüm işlemlerde sorunsuz şekilde kullanılabilir. Fakat e imza, birtakım teknik altyapı gerekliliklerine sahip olmalıdır. Dolayısıyla ancak bu konu için yetkilendirilmiş kurumlara başvurularak alınabilir. Bu zorunluluk kaçınılmaz olarak e imza nasıl alınır sorusunu karşımıza çıkarır.

E imza alma işlemi, sadece Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından tanınmış ve bu hizmeti sağlamasına onay verilmiş Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılar aracılığı ile gerçekleştirilebilir. Yani e imza nereden alınır sorusuna cevaben bu kurumlar işaret edilebilir. Bunun için bir başvuru sürecinin yürütülmesi gerekir. Peki e imza başvurusu nasıl yapılır?

E-İmza İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

Başvuru esnasında bu hizmeti veren servis sağlayıcılar, sizden birtakım belgeler talep eder. Elektronik imza için gerekli evraklar, bireysel ve kurumsal başvurulara göre farklılık gösterir. Şimdi bu evrakların neler olduğuna bakalım.

Kurumsal E-İmza İçin Gerekli Belgeler

Kurumsal e imza, bu konuda yetkilendirilmiş kişinin o işletme adına yapacağı işlemlerde kullanılır. Bu tür elektronik imza başvurusu için gereken evraklar şunlardır:

• Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu
• Yetkilendirilecek kişi için düzenlenmiş imza sirküleri fotokopisi (Başvuru yapılan kurum, belgelerin ibrazı sırasında sirkülerin aslını görmek isteyebilir. Bu nedenle noter onaylı asıl imza sirkülerinin yanınızda olması süreci kolaylaştıracaktır)
• İşletmenin kayıtlı olduğu Ticaret Sicil Müdürlüğü’nden alınacak faaliyet belgesi (Son 6 ay içinde alınmış olmalıdır)
• Başvuruyu yapan kişinin TC Kimlik Numarasını gösteren nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı bir belgenin aslı

Bireysel E-İmza İçin Gerekli Belgeler

Bireysel e imza, adından da anlaşılabileceği üzere kişisel işlemler için kullanılacak imza türüdür. Buna bağlı talep edilen belgelerin sayısı da kurumsal elektronik imza için istenilenlerden sayıca daha azdır. Bireysel e imza başvurusu için şu evraklar gereklidir:

• Kişinin TC Kimlik Numarasını gösteren nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı bir belgenin aslı
• Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ve başvuru formu

E-imza Nasıl Kullanılır?

Bu teknolojiyi kullanabilmeniz için öncelikle bilgisayarınızda bazı ayar ve kurulum işlemlerinin yapılması gerekir. E imza satın aldığınız kurum size USB portundan bilgisayara bağlanan, token olarak isimlendirilen bir cihaz verir. Elektronik imza uygulamaları için tokenin bilgisayara takılı olması gerekir. Fakat bu, e imza kullanımı için yeterli değildir. Hâl böyleyken kaçınılmaz olarak e imza nasıl kullanılır sorusu karşımıza çıkar. Elektronik imza kurulumu sırasında yapılması gerekenleri ve gözden kaçmaması gereken detayları şu şekilde sıralayabiliriz:

E imza kurulum işlemleri bilgisayarınızdaki işletim sisteminin özellikleri göz önünde bulundurularak yapılmalıdır. Kullandığınız Windows sürümünün 32 bit mi yoksa 64 bit mi olduğu kontrol edilmelidir.

Bilgisayarınızda Windows değil de macOS işletim sistemi kullanıyorsanız kurulumu işlemleri için hizmet aldığınız kurum ile iletişime geçebilirsiniz.

E imzayı kullanabilmeniz için bilgisayarınızda Java uygulamasının kurulu olması gerekir. Şayet bilgisayarınızda bu uygulama yoksa, öncelikle işletim sisteminize uygun olan Java sürümünü internetten indirmeniz gerekir. Java’yı internet üzerinden ücretsiz olarak indirip kurabilirsiniz.

Elektronik imza, daha çok web sitelerinde kullanılır. Dolayısıyla Java’nın web tarayıcılarla birlikte kullanılacak şekilde ayarlanmalıdır. Bu ayarlamayı Java uygulamasının “Güvenlik/Security” bölümünden yapabilirsiniz.

Tıpkı Java gibi, Net Framework yazılımı da bilgisayarınızda kurulu olmalıdır.

Tüm bu yazılımların ardından E imza cihazının kullanılmaz için gerekli olan sürücü ve programları bilgisayarınıza kurmalısınız. Bu kurulumlar, hizmet sağlayıcılara göre farklılık gösterebilir. Söz konusu yüklemelerde sorun yaşıyorsanız, bu konu hakkında e imzayı satın aldığınız kurumla iletişime geçebilirsiniz.

Kurulumların tamamlanmasının ardından USB e imza tokeni bilgisayarınıza takılı iken bu cihazın kullanılmasını sağlayan yazılımı çalıştırıp aktivasyon işlemini yapmanız gerekir.

Bu işlemi de gerçekleştirdiğinizde e imzanızın kurulum süreci tamamlanmış demektir. Artık e imzanızı ihtiyaç duyduğunuz her aşamada kullanabilirsiniz.

E-imzanın Kullanılabileceği Alanlar Nelerdir?

Kullanıma hazır hâle getirilmiş bir e imza, çok farklı alanlarda kullanılarak ıslak imza gerekliliğini ortadan kaldırır. Bu sayede söz konusu işlemler, çok daha hızlı bir şekilde ev ortamında dahi halledilebilir. E imza nerelerde kullanılır sorusuna verilebilecek cevapları şu şekilde sıralayabiliriz:

• E-fatura, e-arşiv fatura gibi e-ticaret için büyük önem taşıyan programlarda
• E-smm uygulamalarında
• Kurumlar arası elektronik yazışmalarda
• Toplu imza atmanın gerekli olduğu durumlarda
• Elektronik arşivlerin imzalanmasında
• Bayilerle iletişim kurarken, sipariş süreçlerinde
• Şirket kurmak gibi MERSİS üzerinden gerçekleştirilen ticari sicil işlemlerinde
• İzin, performans, fazla mesai, masraf onayı gibi kurumsal personel evraklarının imzalanmasında
• Kurum içi yazışmalarda
• Genel kurul, ortaklar kurulu ya da yönetim gibi önemli kararların yer aldığı belgelerin imzalanması gereken toplantılarda
• ETBİS kayıt işlemlerinde
• Banka talimatlarında
• Gümrük ve dış ticaret işlemlerinde
• Sanayi Bakanlığı, EKAP, UYAP gibi kamu projelerinde
• E-devlet işlemlerinde
• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) kullanımında

Bunlar dışında ıslak imza gerektiren işlemlerin dijital ortamda gerçekleştirilmesi için de imza kullanılabilir.

E-imzanın Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

Elektronik imzanın ıslak imzanın yerini alırken birçok avantajı da beraberinde getirir. Bu avantajların daha bilinir hâle gelmesi ve kullanıcıların teknik bilgilerinin daha üst seviyelere çıkması ile e imza kullanımın da artacağını rahatlıkla ön görebiliriz. Elektronik imzanın getirdiği önemli avantajları genel itibarı ile üç ana başlık altında toplamak mümkün.

Zaman Tasarrufu

Sağladığı zaman tasarrufu e imza ne işe yarar sorusuna verilebilecek en net yanıtların başında gelir. Şirket açılışı yapmaktan daha bireysel işlemlere kadar, daha önceki dönemde fiziksel mekânlarda ıslak imza ile yapılması gereken birçok işlem, artık internet üzerinden yapabilirsiniz. Böylelikle evinizden ya da iş yerinizden çıkıp o adrese gitmek için zaman harcama zorunluluğunuz ortadan kalkar. Söz konusu işlemlerin e imza ile gerçekleştirilebiliyor olması da bunu sağlayan en büyük faktörlerin başında gelir. E imzanın sağladığı bu avantaj sayesinde zamanınızın büyük bir bölümünü yolda ya da resmî dairelerde beklerken harcamanıza gerek kalmaz. Böylelikle zamanınızı çok daha verimli şekilde kullanabilirsiniz.

Çevresel Etki

Islak imza, klasik anlamda kâğıt üzerine atılır. Yani bu işlemler için çok sayıda kâğıdın kullanılması zorunludur. Yoğun kâğıt kullanımın ağaçlara ve kaçınılmaz olarak da çevreye ne kadar büyük bir zarar verdiği hepimizin malumu. Elektronik imza kullanımı, tüm bu işlemleri dijitale taşır. Bu sayede daha az kâğıt tüketilmesini sağlayarak doğaya ve çevreye verilen zararı ciddi ölçüde minimize eder. E imzanın çevresel etkisi bununla da sınırlı değildir. Islak imza gerektiren işlemlere dair belgelerin, kurumlar arasındaki gönderimleri genellikle kargo aracılığıyla sağlanır. Kargo araçlarının yakıt tüketimi ve karbon salınımı da çevre açısından oldukça zararlıdır. Buradan hareketle elektronik imzanın çift yönlü bir çevresel etkiye sahip olduğu söylenebilir.

Siber Güvenlik

İnternet ortamında gerçekleştirilen her türden işlem için güvenlik, oldukça yaygın bir sorundur. Elektronik imza ile söz konusu işlemler oldukça güvenli bir şekilde yapılabilir. Bu durum 5070 sayılı kanunda belirtilen kurallar ile sağlanmıştır. Söz konusu kanunda e imza oluşturma araçlarının sahip olması gereken nitelikler açıkça belirtilmiştir. Buna göre bu araçlarda bulunan veriler tamamen gizlidir, hiçbir şekilde araç dışına çıkarılamaz. Bu sayede verilerin üçüncü kişilerin eline geçmesi önlenir, güvenliği sağlanır. Elektronik imza hizmeti veren tüm kurumlar, bu kuralları yerine getirmeyi kabul etmiş sayılır. Dolayısıyla siz de BTK tarafından onay verilmiş kurumlarda e imza hizmeti alarak gönül rahatlığıyla kullanabilirsiniz.

Elektronik Sertifika Nedir?

Elektronik sertifika, e imzanın doğrulanması için gerekli olan elektronik kayıtlardır. Söz konusu doğrulama, sertifikada bulunan imza sahibinin kimlik bilgileri ve diğer birtakım veriler üzerinden sağlanır. Elektronik sertifikalarda şu veriler yer alır:

• İsim, çalışan şirket, yer, ülke, e-posta adresi gibi sertifika sahibine ait bilgiler
• Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı (ESHS) bilgileri
• Sunucu sertifikalarında sunucu bilgileri
• Sertifikanın geçerlilik süresini belirleyen başlangıç ve bitiş tarihleri
• Sertifika sahibinin doğrulama verisi
• Elektronik imza oluşturma algoritmaları
• Seri numarası
• ESHS imzası

E-imza Nedir? Elektronik İmza Nasıl Kullanılır? – Uweta